Ser el propietario de una pequeña empresa implica muchos y grandes desafíos, debe manejar todos los desafíos relacionados con la venta, entrega, financiación, gestión y el crecimiento del negocio, con poco o ningún personal y debe tratar de que sea un éxito.

El mayor de todos los desafíos es mantener el interés de todas las partes, como los clientes los proveedores y el personal, para generar un impulso en corto plazo. Dirigir una empresa, por más pequeña que sea, puede ser muy gratificante, tanto en el aspecto personal como en el financiero.

A continuación se desarrollaran 4 métodos para dirigir una PyME.

Método 1: Elaboración de un plan de negocios útil

1)   Poner la idea por escrito

Es sumamente importante que las ideas que alean en la cabeza sean puestas por escrito.

La mayoría de las empresas exitosas ofrecen productos o servicios nuevos o llenan un nicho existente en el mercado. Sin importar cuales fueran las razones para crear una empresa es importante anotarlas.

         -Revisar varios borradores o versiones del plan de negocios podría ser útil.

-En el plan de negocios es recomendable expresar la mayor cantidad de detalles posible, pensar demasiado en los detalles nunca ser tan perjudicial como no hacerlo.

-Es muy útil incluir preguntas en los borradores del plan de negocios. No querrás presentar un plan de negocios lleno de interrogantes sin respuesta a los posibles inversionistas, pero formular preguntas importantes en los borradores iniciales te ayudara a identificar qué es lo que debes responder en tu plan de negocios final.

2) Pedir una cita en el centro de desarrollo de pequeñas empresas de tu localidad:

Esta institución te ayudara en todas las etapas del ciclo de vida de la empresa, también podría ayudarte a desarrollar un excelente plan de negocios con el que podrás dirigirte a un prestamista, además, la consejería siempre es gratuita.

3) Identificar la cartera de clientes:

Se debe identificar quien querría comprar el producto o contratar el servicio, ¿por qué esas personas necesitarías o querrían el servicio o el producto?, esa pregunta es esencial para determinar todos los demás aspectos de las operaciones de la empresa.

En este caso, es necesario hacer preguntas acerca del servicio o el producto, ¿mi servicio o producto atrae a la gente grande o joven?, ¿está al alcance de los consumidores de bajos ingresos o es una empresa de gama alta?, ¿atrae a las personas únicamente en ambientes específicos? No se venden muchos equipos para nieve en Hawái ni toallas de playa en Alaska.

4) Esbozar las finanzas:

Se deberán enfrentar algunas preguntas esenciales sobre la situación financiera de la empresa.

          -¿Cómo genera dinero el producto o servicio?

          -¿Cuánto dinero genera?

          -¿Cuál es el costo de producción del producto o servicio?

          -¿Cómo se piensa cubrir los costos operativos y la nómina?

Tienes que responder estas y otras preguntas cuando planifiques el futuro financiero de tu pequeña empresa.

5) Desarrolla el proyecto:

Todas las pequeñas empresas deben expandir su cartera de clientes y su capacidad de producción y hay que asegurarse de identificar como respondería la empresa ante un potencial crecimiento.

Se debe ser realista ante el potencial crecimiento, hay que tener en cuenta que para expandir el negocio se necesita un mayor capital de inversión. Proyectar un crecimiento excesivo en un periodo muy corto podría desalentar a los posibles inversionistas.

Método 2: establecimiento de buenas prácticas financieras

1)   Hacer que el banco trabaje para uno:

Para dirigir las finanzas de una empresa con eficiencia se debe indagar en todas las opciones que ofrecen los bancos para los propietarios de pequeñas empresas.

Muchas instituciones financieras ofrecen cuentas de bajo costo, prestamos con tasas de descuentos o programas de depósito directo gratuito.

Para asegurar el mayor capital inicial o la tasa de interés más baja, confronta las opciones de los bancos, por ejemplo, si un banco te ofrece prestarte 10 mil pesos con un interés del 4%, podrías llevar esa propuesta a un banco competidor para ver si podrían darte un capital inicial mayor o una tasa de interés más baja. 

2) Obtener un préstamo u otro tipo de inversión:

Para el arranque de una empresa se necesita capital. Hay que asegurarse de gestionar y obtener suficiente respaldo financiero para cubrir todos los gastos operativos, de producción y de marketing hasta que el negocio pueda generar ganancias y funcionar por su cuenta. 

3) Corroborar el establecimiento de los métodos de cobranza:

Hay que asegurarse de considerar los métodos para la cobranza de las deudas pendientes y las facturas vencidas de la empresa. Una empresa exitosa necesita un flujo constante de dinero.

-En primera instancia habría que decidir si se aceptan pagos en efectivo, tarjetas de créditos y/o débito, cheques o alguna combinación de los métodos.

-Las transacciones en efectivo son más fáciles de realizar cotidianamente, pero es más difíciles de rastrear a largo plazo, además, trabar en efectivo hace más difícil proteger el flujo de caja de negocio.

-Aunque aceptar cheques ayuda a evitar hurtos internos, podrían rebotar y generar deudas con el banco que el propietario debería asumir.

-Por lo general, el pago con tarjeta es el más seguro, pero para poder aceptarlas se deberán pagar costos adicionales a las compañías de tarjeta de crédito, lo que tal vez no valga la pena, dependiendo del tamaño y la complejidad del negocio.

4)  utilizar una aplicación de control de crédito:

Estas aplicaciones ayudan a que las pequeñas empresas mejoren su flujo de efectivo. Eso te permitirá aceptar clientes nuevos o monitorear los que ya se tienen, cobrar las facturas o recaudar el dinero de manera más segura. 

5) Manejar el inventario con eficiencia:

La gestión de un inventario puede hacer que un pequeño negocio prospere o quiebre, por lo tanto hay que manejarlo con sumo cuidado, asegurarse de maximizar cada centavo invertido.

Con frecuencia, la vida útil del producto que se comercialice, determinara la gestión del inventario, por ejemplo, si se trabaja con productos perecederos será fundamental mover los productos más antiguos del inventario. 

6) Evaluar la contratación de un profesional financiero:

Puede que valga la pena contratar a un empleado que se dedique a controlar los asuntos financieros de la empresa. Un contador podría asistir para identificar las áreas del negocio que no funcionan con eficiencia, desde el punto de vista fiscal, lo que ayudara a maximizar las ganancias.

Método 3: Administrar una pequeña empresa

1)   Obtener la licencia:

Se debe registrar y obtener una licencia para la empresa en el sector específico del negocio. Esto es esencial para que el negocio funcione legalmente y bajo las normas sectoriales. Hay que asegurarse de conseguir los permisos relacionados con los servicios específicos que se ofrezcan. No se podrá contratar empleados eficaces si el negocio no opera con las licencias y los permisos adecuados (no todos los negocios necesitan licencia. Debe asegurarse de consultar en la oficina de administración de pequeñas empresas de la localidad para averiguar cuáles son los requisitos para la empresa). 

2) Certificación de los empleados:

Debe emplearse a personas que tengan la licencia correspondiente al rubro del negocio, si todos los empleados tienen licencia, se garantiza que son expertos y la confianza de los clientes hacia la empresa aumentara. 

3) Ser organizado:

Organizar el tiempo,  las finanzas, la nómina y el inventario es calve para dirigir la empresa exitosamente. Es importante desarrollar una hoja de cálculo que ayude a controlar todos los detalles importantes y darse el tiempo para revisarlo almenos una vez a la semana.

Si se organizan reuniones (sean semanales, quincenales o mensuales) con el personal, se podrá corroborar que estén todos alineados. Estas reuniones también ayudaran a evitar las pérdidas de tiempo o el cruce entre de responsabilidades de los miembros del equipo, por último se podría analizar quien cumple correctamente sus responsabilidades y quien no. 

4) Delegar responsabilidades:

No se puede pretender que una sola persona se encargue de todo, a menudo, las empresas encomiendan responsabilidades a los empleados más calificados aunque estas tareas no estén claramente dentro de su área de especialización. 

5) Involucrarse:

Una vez tomada la decisión de quien se responsabilizara por las obligaciones del negocio, el propietario deberá involucrarse para que todos los empleados lleven a cabo las tareas a las cuales fueron asignados. Además, hay que prestarle atención a las necesidades de los clientes y a sus comentarios, no hay que evitar involucrarse con la cartera de clientes aunque esa tarea haya sido asignada a un empleado.

-De vez en cuando tendrás que contratar o despedir a algún empleado. Asegúrate de conocer todas las leyes estatales y federales antidiscriminación y las que regulen la igualdad laboral, ya que ambas afectan tanto la contratación y el despido como la disciplina y el tratamiento a los empleados.

-Dejar las opiniones de los clientes estrictamente en manos de los empleados es una táctica peligrosa de gestión. Entregar información sesgada sobre la satisfacción de los clientes podría convenir a los empleados, lo que, a su vez, hará que tomes malas decisiones gerenciales para la empresa en su conjunto. Por eso, no te limites a aceptar lo que los empleados te digan sobre el negocio sin ver las evidencias de sus afirmaciones. Se trata de tu empresa, y estás en una posición riesgosa, así que sé proactivo y supervisa los resultados del negocio. 

Método 4: Aumentar la cartera de clientes.

1)   Utilizar campañas focalizadas de promoción y marketing:

Es sumamente importante dar a conocer la empresa, es aconsejable hace un estudio demográfico para asegurarse de que el dinero destinado al marketing este bien invertido.

-Es útil pensar en promociones y estrategias de marketing que estén en relación con la capacidad de la empresa.

- Pensar en quienes tienen más probabilidades de comprar el producto o contratar el servicio. 

2) Hacer tantos contactos como se pueda:

Es muy útil obtener el apoyo de otras pequeñas empresas locales y vincularse con sus     propietarios. También, es muy útil unirse a las asociaciones de pequeñas empresas y participar en los eventos comunitarios para dar a conocer la empresa. 

3) Conocer el negocio:

Es apropiado mantenerse al tanto de las novedades o de las tendencias del rubro para que la empresa pueda mantenerse competitiva en el interior de la industria, también es aconsejable suscribirse a revistas o boletines electrónicos para mantenerse informado de los acontecimientos actuales del rubro. 

4) Ofrecer referencias:

Seleccionar clientes satisfechos que estén dispuestos a brindar referencias a clientes potenciales, así, en el futuro, los clientes podrán verificar tu trabajo y el servicio a los clientes.

5) Ser accesible:

Asegurarse de que los clientes puedan ponerse en contacto con la empresa siempre que lo necesiten. Ser sensible frente a las necesidades de los clientes es la mejor manera de darle una buena reputación a tu negocio. Las empresas grandes pueden darse el lujo de ser indiferentes y perder unos cuantos clientes de vez en cuando; las empresas pequeñas no pueden. Como propietario de un pequeño negocio, depende de ti que tanto la empresa como tú mismo sean accesibles para los clientes potenciales y para la cartera de clientes. En la medida que intentes hacer que el negocio crezca, quizá tengas que dar a los clientes el número de tu teléfono celular personal o la dirección de tu correo electrónico. 

6)  Cumplir con lo que se promete:

Para que la empresa tenga éxito, se tendrá que brindar no solo lo que el cliente quiera sino que también lo que se le promete, si el producto o servicio no coincide con lo que anunciaste sistemáticamente, será dificultoso incrementar la cartera de clientes.